Gjeldende retningslinjer for reisevirksomhet i Spir*:

*Utdrag fra Klima- og miljøplan for Spir 2025-2030

Trappetrinnssystem ved planlegging av møter i regi av Spir:

1. Er møtet nødvendig?

2. Kan møtet gjennomføres, i sin helhet, digitalt?

3. Kan møtet tilpasses slik at deltakere kan delta digitalt framfor å måtte reise?

4. Kan møtet tilrettelegges slik at så få som mulig trenger å foreta en klimabelastende reise?

5. Kan møtet tilrettelegges med sted og tidsrammer slik at deltakerne velger mer klimavennlig kollektivtransport framfor privatbil eller fly?

6. Kan møtet tilrettelegges slik at deltakerne velger samkjøring med bil?

7. Når reise er nødvendig: Kan møtet samordnes med andre møter, slik at det totale antall reiser reduseres?

Digitale møter

Når møtedeltakere foretrekker å delta digitalt framfor å reise fysisk til møte, skal Spir legge til rette for at dette skal kunne skje så langt det er mulig, f.eks. ved dekning av utgifter til headset o.l. Møtedeltakere skal eksplisitt opplyses om denne muligheten.

Lokasjoner for møter og samlinger

Møter og samlinger skal så langt det er mulig, lokaliseres slik at de enkelt kan nås med annen og mer klimavennlig kollektivtransport enn fly og egen bil.

Reisemåter

For reiser under 60 mil skal det alltid først vurderes andre transportmuligheter enn fly.

For reiser mellom Oslo og steder som ligger i intercity-triangelet (Halden, Skien, Lillehammer), brukes ordinært kun transport med tog eller buss. Setereservasjon på buss og tog og komfortbillett på tog dekkes der hvor dette er tilgjengelig. På nattog dekkes soveplass.

Når bil er nødvendig oppfordres til samkjøring. Bruk av bil og fly når alternative reisemåter er tilgjengelige skal godkjennes av sekretariatet før kjøring/bestilling.

Reisetid og kostgodtgjørelse

Den tillitsvalgte eller ansatte kan kreve dekning av utlegg til mat for reisetiden.

Studieturer, konferanser og representasjon

Ved studieturer, konferanser og representasjon skal reisemål alltid vurderes opp mot faglig utbytte. Hensynet til klimafotavtrykk skal vurderes. Det oppfordres til å bruke klimavennlig kollektivtransport ved studieturer, representasjonsreiser og reiser til konferanser.

Økonomisk prioritering av miljøvennlig reising

Spir vil dekke de økonomiske merkostnadene til billetter og evt nødvendig hotellopphold når miljøvennlig transportmiddel prioriteres av deltaker. F.eks dekker togbillett selv om fly er billigere.

Tripletex kan brukes både i nettleser og som egen app på smarttelefon.

Samme Tripletex-konto skal brukes til både reiser og utlegg.

Spir oppretter deg som ny bruker i systemet i forbindelse med en reise eller ellers når behovet melder seg.

For å bli opprettet som bruker og motta brukerveiledning:

• Send e-post til Jon Strøm i sekretariatet 

I e-posten oppgir du:

• E-postadressen du vil bruke i Tripletex. Vi anbefaler at du bruker en privat adresse slik at du ikke trenger å endre på brukeren dersom du bytter jobb.
• Bankkontonummer slik at dette kan legges inn i systemet.

 

Reiser og utlegg ligger under samme hovedpost i Tripletex.

Avhengig av hva du ber om refusjon for, velger du her enten Reiser eller Utlegg.

Utlegg

Dette er utlegg du har hatt som ikke har med en reise å gjøre. Utlegg du kan be om refusjon for, kan for eksempel være til mat i forbindelse med et møte, romleie, nødvendig utstyr osv.

Slik gjør du:

• Kvitteringene vedlegges elektronisk. 
• Har du papirkvitteringer, tar du bilder av dem og legger ved.

Reiser

Reiser registreres enkeltvis (eks.: Alta-Tromsø, dato xx).

Under en og samme reise føres alt som hører til, slik som kjøregodtgjørelse, billetter, mat under reisen, overnatting under reisen, etc.

Slik gjør du:

• Kvittering til hver post vedlegges elektronisk.
• Har du papirkvitteringer, tar du bilder av bilagene og legger ved til hver post.
• Deretter fører du opp hver sum og hva det var.
• Når du er ferdig, vil Tripletex da summere opp alt som ligger der og sende inn ferdig regning.

Se også bruksanvisningen du mottar når du får opprettet konto.